CampusVerleih Dokumentation: Grundkonzepte & Einrichtung

Inventar- und Ausleihverwaltung für Hochschulen

CampusVerleih ist eine webbasierte SaaS-Plattform zur Verwaltung von Inventar, Ausleihprozessen und Kommunikation – entwickelt für Studierendenvertretungen, Hochschulreferate und nicht-kommerzielle Initiativen an Hochschulen und Universitäten.

Das System ist speziell für den Einsatz im Hochschulkontext konzipiert und berücksichtigt die besonderen Anforderungen ehrenamtlich organisierter Strukturen wie AStA, Fachschaften oder studentische Projekte.

Erste Schritte mit CampusVerleih

Erfahren Sie, wie Sie Inventar einrichten, Ausleihanfragen verwalten und ein Verleihsystem an Ihrer Hochschule betreiben. Dieser Leitfaden erklärt die Grundkonzepte, Artikeltypen und Arbeitsabläufe für den Einstieg.

Voraussetzungen

Aktives CampusVerleih-Konto
Administrator- oder Mitarbeiterrolle
Konfigurierte Hochschul-E-Mail-Domain

Ablauf der Ersteinrichtung

Die Einrichtung von CampusVerleih für Ihre Organisation umfasst folgende Schritte:

Hochschul-E-Mail-Domain konfigurieren – Legen Sie fest, welche E-Mail-Domains zur Verifizierung akzeptiert werden (z. B. @uni-beispiel.de)
Benutzerkonten anlegen – Laden Sie Administrator:innen und Mitarbeitende zur Plattform ein
Inventar einrichten – Erstellen Sie Artikeltypen (Einzelartikel und Mengenartikel) mit Kategorien, Zustand und Lagerort
E-Mail-Vorlagen anpassen – Passen Sie die automatisierten Benachrichtigungen an den Stil Ihrer Organisation an
Anfrageformular veröffentlichen – Teilen Sie den öffentlichen oder internen Anfragelink mit Studierenden

Sobald diese Schritte abgeschlossen sind, ist Ihr Verleihsystem bereit für Anfragen.

Typischer Ausleihprozess

Ein standardmäßiger Ausleihvorgang in CampusVerleih durchläuft folgende Phasen:

Anfrage – Studierende reichen eine Ausleihanfrage über das Anfrageformular ein und wählen Artikel sowie Ausleihzeitraum
Verifizierung – Die Studierenden erhalten eine Verifizierungs-E-Mail und bestätigen ihre Hochschul-E-Mail-Adresse
Prüfung – Administrator:innen oder Mitarbeitende prüfen die Anfrage und die Verfügbarkeit
Genehmigung oder Ablehnung – Die Anfrage wird genehmigt oder abgelehnt, die Studierenden werden automatisch benachrichtigt
Abholung – Die Studierenden holen die Artikel zum vereinbarten Zeitpunkt und Ort ab
Rückgabe – Die Studierenden geben die Artikel zurück; Mitarbeitende erfassen die Rückgabe und dokumentieren fehlende oder beschädigte Artikel

Typische Anwendungsfälle an Hochschulen

Veranstaltungstechnik der Studierendenvertretung – Beamer, Lautsprecher und Mikrofone für studentische Veranstaltungen verwalten
Fachschafts-Verleihpools – Laborgeräte, Kameras oder Werkzeuge fachbereichsübergreifend teilen
Material für Orientierungswochen – Mengenartikel wie Becher, Besteck und Dekoration für Großveranstaltungen nachverfolgen
Ressourcen für studentische Projekte – Spezialgeräte an studentische Projekte oder Arbeitsgruppen verleihen

Grundkonzepte

Artikeltypen und Bestand

Das System unterscheidet klar zwischen Artikeltypen und Bestand, um sowohl einzelne Wertgegenstände als auch große Mengen identischer Gegenstände effizient verwalten zu können.

Einzelartikel

Geeignet für hochwertige oder eindeutig identifizierbare Gegenstände:

Ein physischer Gegenstand pro Eintrag
Optionale Seriennummer
Eigener Status und eigene Historie
Beispiele: Beamer, Lautsprecher, Mikrofone

Mengenartikel

Geeignet für große Stückzahlen identischer Gegenstände:

Verwaltung über Stückzahlen statt Einzelobjekte
Keine Seriennummern notwendig
Aggregierte Ausleih- und Rückgabehistorie
Beispiele: Löffel, Becher, Kabel, Stühle

Diese Trennung verhindert unnötige Datenpflege und sorgt für Skalierbarkeit in realen Hochschulbeständen.

Kernfunktionen

Inventarverwaltung

Zentrale Inventardatenbank
Unterstützung von Einzelartikeln und Mengenartikeln mit Mengenverwaltung
Artikelattribute wie Kategorie, Zustand und Lagerort
Automatische Berechnung der Verfügbarkeit
Vollständige Ausleihhistorie auf Artikel- oder Artikeltypenebene

Ausleih- und Anfrageprozess

Öffentliches oder internes Anfrageformular
Auswahl von Artikeln und Ausleihzeitraum
Mengenauswahl bei Mengenartikeln
Automatische Verfügbarkeitsprüfung
Genehmigung oder Ablehnung durch Administrator:innen
Statusverfolgung über den gesamten Ausleihzyklus
Strukturierte Rückgabe mit Erfassung von zurückgegebener Menge, fehlenden und beschädigten Artikeln

Verpflichtende Verifizierung (Hochschul-E-Mail)

Jede Anfrage muss über eine hochschulinterne E-Mail-Adresse erfolgen
Nur vorab freigegebene Hochschul-Domains sind erlaubt
Automatische Verifizierungs-E-Mail mit Bestätigungslink (Double-Opt-In)
Anfragen sind für Administrator:innen erst nach erfolgreicher Verifizierung sichtbar
Nicht bestätigte Anfragen verfallen automatisch nach einer konfigurierbaren Zeit

Dieser Prozess ist verpflichtend und stellt Identifizierbarkeit, Verbindlichkeit und Missbrauchsschutz sicher.

E-Mail-Kommunikation & Benachrichtigungen

Automatisierte E-Mails für Eingang, Verifizierung, Genehmigung, Ablehnung sowie Erinnerungen zur Abholung und Rückgabe
Anpassbare E-Mail-Vorlagen pro Hochschule
Vollständige Kommunikationshistorie pro Ausleihe

Nutzer & Rollen

Rollenbasierte Zugriffskontrolle mit folgenden Rollen:
Administrator:innen – Vollzugriff auf alle Funktionen
Mitarbeitende / Redakteur:innen – Verwaltung von Inventar und Ausleihen
Antragstellende – Anfragen erstellen und eigenen Status einsehen
Feingranulare Rechtevergabe
Klare Verantwortlichkeiten

Sicherheit, Datenschutz & Compliance

Verpflichtendes Double-Opt-In-Verfahren
Durchsetzung von Hochschul-E-Mail-Domains
DSGVO-konforme Datenverarbeitung
Protokollierung von Inventar- und Ausleihänderungen (Audit-Logs)
Hosting und Datenverarbeitung innerhalb der EU

Für den Hochschulkontext entwickelt

Optimiert für nicht-kommerzielle Nutzung
Unterstützt regelmäßige personelle Wechsel und Übergaben
Reduziert Excel-Listen und manuelle E-Mail-Absprachen
Skalierbar von kleinen Initiativen bis zu großen Universitäten